Assistenz des Vorstands (m/w/d) für eine Stiftung

Als Assistenz sind Sie die rechte Hand des Vorstands und an zentraler Schaltstelle in der Organisation für das gute Gelingen wichtiger Prozesse verantwortlich.

• Als Assistenz sind Sie die rechte Hand des Vorstands und an zentraler Schaltstelle in der Organisation für das gute Gelingen wichtiger Prozesse verantwortlich
• Sie besitzen eine Scharnierfunktion zwischen Vorstand und unserem Team, indem Sie Rücksprachen mit dem Vorstand koordinieren, Arbeitsaufträge nachhalten und jederzeit den Überblick über Vorgänge in der Stiftung haben
• Sie unterstützen den Vorstand bei der Vorbereitung und Koordination der Gremiensitzungen der Stiftung
• Sie unterstützen die Leitung in der täglichen Korrespondenz mit Ministerien, Unter- nehmensvertretern, Behörden und Projektpartnern, entwerfen Briefe und beantworten Termin- und Projektanfragen
• Sie koordinieren die Büroabläufe und sämtliche Termine, pflegen den Terminkalender und managen die Kontakte des Vorstands
• Sie sorgen für die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen der Leitung einschließlich Protokollführung
• Sie verantworten die Organisation und Verwaltung der Büroaufgaben (Bestellungen, Bearbeitung des Posteingangs, Ablageorgani- sation, Koordination von externen Dienstleistern etc.)
• Sie managen die Reiseplanung, -buchung und Reisekostenabrechnung der Leitung Sie sorgen für eine gute Zusammenarbeit im Team durch die Betreuung der Büroverpflegung, die Beschaffung von Büromaterial etc. 

Sie besitzen eine Scharnierfunktion zwischen Vorstand und unserem Team, indem Sie Rücksprachen mit dem Vorstand koordinieren, Arbeitsaufträge nachhalten und jederzeit den Überblick über Vorgänge in der Stiftung haben

• Sie haben eine qualifiziert Ausbildung zum Bürokaufmann / zur Bürokauffrau oder vergleichbar
• Umfangreiche Arbeitserfahrung, idealerweise in vergleichbarer Position (Sekretariat, Vorzimmer, Assistenz) Professioneller Umgang mit moderner Bürokommunikation, mit den gängigen MSOffice-Programmen und ausgeprägte ITAffinität
• Einwandfreies schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen, gute Englischkenntnisse Interesse an einer sinnstiftenden Tätigkeit in einer gemeinnützigen Stiftung. 

• Sie haben Freude an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld, können mit komplexen Vorgängen umgehen und bewahren auch unter Zeitdruck Ruhe
• Eine verantwortungsbewusste und zuverlässige Arbeitsweise, Diskretion und Loyalität sind Ihnen wichtig Souveränes, gewinnendes Auftreten im persönlichen Umgang und am Telefon